OKIEM EKSPERTA. ABC POZYSKIWANIA I ROZLICZANIA DOTACJI – CZ 5 WNIOSKI O PŁATNOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ W PROJEKTACH UE

 

Joanna Toruń – Specjalistka ds. obsługi projektów

MERITUM Lubelska Grupa Doradcza Sp. z o.o.

 

8

 

Jednym z obowiązków Beneficjenta, wynikających  z zawartej umowy o dofinansowanie jest składanie do Instytucji Wdrażającej (dalej IW) wniosków o płatność, w określonych interwałach czasowych. Wniosek o płatność jest formularzem, za pomocą którego Beneficjent składa sprawozdanie z osiągniętych wskaźników produktu i rezultatu, z postępu finansowego i rzeczowego, z realizacji założonych we wniosku działań m.in. w zakresie polityk horyzontalnych.

Do składania wniosków o płatność wykorzystujemy system teleinformatyczny SL2014. Stanowi on kluczowy kanał komunikacyjny pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Wdrażającą.

 

RODZAJE WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ

Rozróżniamy następujące rodzaje wniosków o płatność:

– Wniosek o zaliczkę – służy wnioskowaniu o dotację w formie zaliczki tj. na wydatki przed ich faktycznym poniesieniem. Wniosek o zaliczkę, w zależności od zapisów umowy o dofinansowanie, jest obwarowany różnymi regulacjami jak np. wartość wnioskowanej jednorazowo zaliczki nie może przekraczać 40 % czy 50 % wartości dofinansowania, a maksymalna wartość udzielonych łącznie zaliczek nie może przekroczyć 70% wartości dofinansowania. Należy też zwrócić uwagę na okres rozliczenia zaliczki. W zależności od zapisów umowy, może to być np. 60 dni, 90 dni czy 6 miesięcy od momentu otrzymania zaliczki na konto. Oznacza to, że nie później niż w ostatnim dniu tego okresu należy zaliczkę rozliczyć czyli złożyć wniosek o płatność oraz w zależności od sytuacji: zwrócić całość zaliczki (gdy nie zdążymy jej wydatkować w wymaganym okresie), zwrócić niewykorzystaną część zaliczki bądź przedstawić do rozliczenia wydatki, na które zaliczka została pobrana i wydatkowana. Pewnym ułatwieniem jest możliwość poniesienia przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych po złożeniu wniosku o zaliczkę, ale przed jej otrzymaniem, a następnie po otrzymaniu zaliczki Beneficjent „refunduje” sobie wydatki poniesione ze środków własnych.

W przypadku nieprawidłowości przy wydatkowaniu zaliczki bądź jej nieterminowemu rozliczeniu, naliczane są odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność, dlatego też warto rozważyć powierzenie obowiązków prowadzenia projektu profesjonalnej firmie doradczej.

– wniosek sprawozdawczy – służy poinformowaniu Instytucji o podjętych działaniach w okresie, za który jest składany wniosek, bez wnioskowania o wypłatę dotacji. Co istotne, nawet jeśli w danym okresie czasu ponieśliśmy wydatki, ale nie chcemy przedstawiać ich do rozliczenia, możemy to uczynić później, w ramach innego wniosku o płatność.

– wniosek o refundację – wniosek ten służy wnioskowaniu o wypłatę dotacji na poniesione wcześniej wydatki  jak i celom sprawozdawczym. Przygotowując taki wniosek należy złożyć szereg dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków tj. m.in. kompletną procedurę wyboru Wykonawcy, umowy, faktury, potwierdzenia zapłaty, protokoły odbioru, a w przypadku LAWP – dodatkowo oświadczenie Beneficjenta, według wzoru zamieszczonego na stronie RPO WL: https://rpo.lubelskie.pl/rpo/wiadomosci/aktualnosci/skorzystaj-ze-wzorow-dokumentow-niezbednych-przy-realizacji-projektu/

Wniosek o refundację może dotyczyć płatności pośredniej lub końcowej. Wniosek o płatność pośrednią służy rozliczeniu pewnego etapu projektu, natomiast wniosek o płatność końcową składany jest po zrealizowaniu wszystkich etapów projektu i służy rozliczeniu końcowemu.

Płatność końcowa musi stanowić przeważnie, w zależności od zapisów umowy o dofinansowanie, co najmniej 10% czy 20% kwoty dofinansowania. Warunkiem wypłaty końcowej jest zatwierdzenie wniosku, akceptacja części sprawozdawczej wniosku oraz pozytywny wynik przeprowadzonej przez IW kontroli projektu.

Każdy projekt musi być poddany kontroli co najmniej raz – na zakończenie realizacji projektu. Kontrola ma na celu potwierdzenie prawidłowej realizacji projektu, stwierdzenia zrealizowania projektu zgodnie z umową, wnioskiem o dofinansowanie, przepisami prawa wspólnotowego i polskiego, zasadami programu oraz stwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników produktów i rezultatu.

 

 TERMINY SKŁADANIA DOKUMENTÓW

Termin składania wniosków o płatność jest zawsze określony w umowie – w tych najpopularniejszych dla przedsiębiorców działaniach LAWP, termin złożenia wniosków określony jest na: co 3 miesiące, nie później niż w ciągu10 dni po upływie tych 3 miesięcy. W przypadku PARP termin ten z reguły wynosi nie rzadziej niż 1 raz na 6 miesięcy.

W przypadku niezłożenia wniosku w wyznaczonym terminie IW wysyła ponaglenie, w którym przypomina o obowiązku jego  złożenia.

Co istotne, termin rozpatrywania przez IW wniosków o płatność, wskazany w umowie o dofinansowanie (najczęściej 40 dni roboczych), nie jest terminem absolutnie nieprzekraczalnym. W naszej pracy spotykamy się niemalże codziennie z takimi przypadkami.

Dla Beneficjenta oznacza to, iż konstruując model finansowy i planując przepływ środków pieniężnych musi się z dłuższy termin rozpatrywania wniosków, a co za tym idzie – dłuższy termin wypłaty środków.

Termin wypłaty dotacji, wynosi około 8-14 dni kalendarzowych po otrzymaniu pisma z IW o zaakceptowaniu wniosku do wypłaty.

 

 NIUANSE PROCESU ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ

IW rozpatrując wniosek o płatność, w przypadku wystąpienia  błędu czy niejasności zwraca się do Beneficjenta z prośbą o usunięcie uchybień lub złożenie wyjaśnień, wyznaczając termin 10 dni kalendarzowych. Po uzupełnieniu wniosku, Beneficjent składa korektę, która ponownie jest poddawana ocenie, a następnie po pozytywnej weryfikacji zatwierdzana jest kwota do wypłaty.

Jeżeli już na etapie składania wniosku spodziewamy się, że któryś z dokumentów może być dla Instytucji rozpatrującej wnioski o płatność, niezrozumiały, warto załączyć dodatkowo ewentualne wyjaśnienia, które pozwolą na sprawniejsze zweryfikowanie wniosku.

Pamiętać należy o tym, że dokumenty złożone przez system SL2014 nie mogą zostać usunięte, a na dodatek dokonując korekty dokumentu, poprawia się oryginał poprzez skreślenie i wpisanie prawidłowej treści, nigdy nie sporządzając ponownie dokumentu.

 

 CO WARTO WIEDZIEĆ O WNIOSKU O REFUNDACJĘ?

W przypadku wniosków o dofinansowanie przewidujących wydatki na wynagrodzenia pracowników dodatkowo należy wypełniać w SL dane znajdujące się w zakładce: „Baza Personelu”. Danymi tymi są m.in. stanowisko, forma zaangażowania, data zaangażowania, czas pracy czyli daty oraz godziny pracy w poszczególnych miesiącach projektu.

Większość umów o dofinansowanie nakłada na Beneficjenta obowiązek przedkładania kompletnej dokumentacji służącej rozliczeniu wydatków. Na tym tle wyróżniają się umowy zawarte z LAWP, w ramach działania 1.2 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego, gdyż składając wniosek o płatność stosujemy się do zasady weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ponoszonych w ramach kategorii: wynagrodzenia, amortyzacja i koszty pośrednie. Oznacza to, że szczegółowej weryfikacji formalnej, merytorycznej i rachunkowej podlega 20% dokumentów księgowych przedstawionych do rozliczenia dotyczących wydatków kwalifikowanych w ramach ww. kategorii. Wydatki w ramach pozostałych kategorii weryfikowane są w 100%.

Dobór próby dokonywany jest w oparciu o listę wydatków kwalifikowalnych ujętych w „Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki”, stanowiącym element wniosku o płatność. W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji w wylosowanej próbie dokumentów, stwierdzona zostanie nieprawidłowość skutkująca pomniejszeniem wydatków kwalifikowanych, w danym wniosku dokonywany jest losowy dobór kolejnych 20% dokumentów.

Kolejną ważną kwestią jest określanie wysokości kwoty kwalifikowanej dla wydatków, które zostały poniesione w walucie obcej. W takim przypadku postępujemy zgodnie z zasadami rachunkowości tj. w przypadku gdy płacimy z konta walutowego w walucie obcej, wartość tej transakcji przeliczamy wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania operacji.

Natomiast gdy płacimy z rachunku bankowego prowadzonego w PLN na rachunek prowadzony w walucie obcej wartość tej transakcji przeliczamy według kursu sprzedaży waluty obcej stosowanego przez bank w którym prowadzone jest konto Beneficjenta. Warto takie kwestie zawrzeć już w umowie z Wykonawcą – sposób rozliczenia, czy ustalenia waluty w jakiej będą regulowane płatności.

 

PODSTAWOWE ZASADY PRZESUNIĘĆ W BUDŻECIE PROJEKTU

Tematem, który wiąże się z rozliczeniami wydatków, a który dotyczy większości Beneficjentów jest „przesuwanie” oszczędności pomiędzy wydatkami.

Jest to prawo Beneficjenta, z którego może skorzystać gdy pewne pozycje budżetu zostały zakupione po cenie niższej od zarezerwowanej we wniosku o dofinansowanie, a znowu inne pozycje przekroczyły założone kwoty. Wówczas wystarczy opisać w piśmie do IW wnioskowane zmiany – czyli ile, skąd i gdzie przesuwamy, dodając do tego krótkie uzasadnienie. Ważne, by pismo takie było złożone do Instytucji przed złożeniem wniosku o płatność.

Jedną z reguł jest to, że przesuwać oszczędności możemy na pozycje, które nie zostały już rozliczone czyli nie został złożony i zaakceptowany wniosek o płatność przedstawiający te konkretne wydatki do rozliczenia. Zatem najbardziej komfortową jest sytuacja, gdy wydatki, które przekroczyły budżet ponoszone są pod koniec realizacji projektu. Wskazane jest zatem przystępując do realizacji projektu ponowne oszacowanie wartości wydatków pod tym kątem.

Istotne jest również to, że przesuwać można kwoty wydatków kwalifikowanych, bez zmiany wartości dofinansowania, zatem nie można oszczędności wykorzystać na swoją korzyść – intensywność wsparcia czyli procent dofinansowania wydatków musi pozostać niezmieniony.

W praktyce, sposób podejścia do weryfikacji wniosków o płatność różni się nie tylko pomiędzy Instytucjami Wdrażającymi, ale także zależy od tego, jak podchodzą do tego  poszczególni pracownicy IW. Dlatego też można się spodziewać, że w przypadku niektórych niuansów nie za każdym razem będziemy proszeni o złożenie wyjaśnień.

Data publikacji: 12 kwiecień 2022