OKIEM EKSPERTA. ABC POZYSKIWANIA I ROZLICZANIA DOTACJI – cz 1 Wybrane aspekty procesu rozliczania dotacji

Joanna Toruń – Specjalistka ds. obsługi projektów

MERITUM Lubelska Grupa Doradcza Sp. z o.o.

meritum(1)

Proces zakupów i wyłaniania dostawców to najistotniejsza część procesu realizacji projektu, która ma ogromny wpływ na prawidłowe rozliczenie przyznanej dotacji. Rozliczanie projektów inwestycyjnych współfinansowanych ze środków europejskich, zarówno programów regionalnych jak i krajowych, podlega specyficznym wymogom, określonym w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Beneficjenci mają obowiązek stosowania się do określonych tam zasad, dzięki czemu unikną konsekwencji w postaci nałożenia dotkliwych korekt finansowych.

UNIKNĄĆ KOREKT FINANSOWYCH!

Korekty finansowe to pomniejszenie wartości przyznanego dofinansowania na zakup konkretnego składnika majątku. Korekta może być nałożona za nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień, wymienione w tzw. Taryfikatorze tj. Rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 14 grudnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (Dz.U. 2020 poz. 2371). Taryfikator określa m.in. rodzaj nieprawidłowości i stawkę procentową kary czyli odsetek od wartości zakwestionowanego wydatku (w części odpowiadającej kwocie współfinansowania UE ). Stawki procentowe są określone z góry dla każdego przewinienia i wynoszą od 5 do 100%. Kary mogą być zatem dotkliwe dla przedsiębiorców bo nawet najmniejszy wymiar korekty przy dużym np. 1 – milionowym zakupie to kwota 50 tys. zł.

Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej problemów sprawia Beneficjentom określenie jakiego typu procedurę zakupów należy zastosować w projekcie, tj. czy można wybrać Wykonawcę usługi/dostawy czy też robót budowlanych poprzez analizę rynku, rozeznanie rynku, czy też trzeba zastosować zasadę konkurencyjności.

Właściwą procedurę zakupów, wspomnianą powyżej wybiera się w oparciu o szacunkową kwotę zamówienia tj.:

-zamówienia do 20 tys. zł Beneficjent udziela w oparciu o funkcjonujący w przedsiębiorstwie regulamin/procedurę dokonywania zakupów. W sytuacji, gdy Beneficjent nie posiada takiego regulaminu czy procedury, powinien dokonać analizy rynku tj. wybrać Wykonawcę zapewniając zachowanie racjonalności, efektywności i przejrzystości wydatku oraz zachowanie zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Co do zasady, do rozliczenia wydatku o wartości poniżej 20 tys. PLN nie jest wymagane okazanie dokumentów potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku. Jednakże, w przypadku wątpliwości co do wartości wydatku, Beneficjent może zostać zobowiązany do udokumentowania sposobu jego wyceny przedstawiając np. oferty otrzymane od potencjalnych wykonawców lub wydruki ze stron internetowych/wiadomość e-mail z opisem przedmiotu zamówienia i ceną. Zatem zalecamy zachować dokumenty, potwierdzające, że wydatek został poniesiony po cenie rynkowej. W przypadku analizy rynku zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

- przy zamówieniach do 50 tys. zł przeprowadzamy rozeznanie rynku i wybieramy najtańszą z ofert. Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej. W tym celu konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami (minimum 3 oferty/cenniki). Cenniki można pozyskać np. ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej beneficjenta lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców.

Również w przypadku rozeznania rynku, zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane i wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

- zamówienia powyżej 50 tys. zł odbywają się przy zastosowaniu zasady konkurencyjności tj. jesteśmy zobligowani do przeprowadzenia postępowania ofertowego. Wiąże się to z przygotowaniem dokumentacji zawierającej zapytanie ofertowe z załącznikami. Zapytanie ofertowe, przygotowane zgodnie z Wytycznymi należy opublikować na Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich, znajdującej się pod adresem: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/

Po zebraniu ofert, należy sporządzić protokół i wybrać najkorzystniejszą ofertę (zgodną z opisem przedmiotu zamówienia i złożoną przez wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu), w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. W przypadku zamówień powyżej 50 tys. PLN konieczne jest zawarcie umowy z Wykonawcą.

JAK WŁAŚCIWIE OSZACOWAĆ WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA?

Co najważniejsze, szacunkowa wartość zamówienia to nie kwota pojedynczej pozycji w budżecie, lecz suma wartości tych części budżetu, które spełniają łącznie przesłanki: czasową, podmiotową i przedmiotową.

Przesłanka czasowa oznacza, że możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie, przesłanka podmiotowa oznacza, że możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę, a przesłanka przedmiotowa dotyczy usług, dostaw oraz robót budowlanych, które są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie.

Zatem należy odpowiedzieć na pytanie czy są wydatki, które mogą być poniesione w tym samym czasie, od tego samego Wykonawcy i czy są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie.

De facto, przesłanka czasowa i podmiotowa może być spełniona w większości przypadków. Na rynku istnieje duża liczba podmiotów, które są w stanie zrealizować kompleksowe dostawy, a czas udzielenia zamówienia z kolei to okres realizacji całego projektu, stąd też w praktyce argumentacja o realizowaniu zakupów w odstępie kilku miesięcy jest niezasadna.

Tak więc najistotniejsza jest tożsamość rodzajowa bądź funkcjonalna. Jeśli zidentyfikujemy wydatki, które spełniają wszystkie 3 wymienione przesłanki, sumujemy ich wartość szacunkową netto (bez VAT) i na podstawie ich łącznej wartości decydujemy o odpowiedniej procedurze dokonania zakupu.

Może się okazać, że wszystkie pozycje budżetu zakwalifikujemy jako jedno zamówienie, i ze względu na sumaryczną wartość wszystkich pozycji budżetowych (pow. 50 tys. zł netto) i każdy – nawet najmniejszy kwotowo – zakup będzie podlegał zasadzie konkurencyjności. Przykładem zamówień traktowanych jako jedno są np. maszyny, urządzenia składające się na jeden ciąg technologiczny.

W takiej sytuacji wybieramy Wykonawcę osobno dla każdego wydatku, ale stosując za każdym razem tą samą procedurę w oddzielnych postępowaniach albo możemy też sporządzić jedno postępowanie dla kilku wydatków umożliwiając złożenie ofert częściowych – na każdy przedmiot zamówienia.

Jeśli mamy wątpliwości, którą z procedur zastosować, zawsze stosujemy tą bardziej restrykcyjną. Samo dokonanie wyboru zasady bardziej restrykcyjnej nigdy nie jest kwestionowane, a niweluje ryzyko błędnego szacowania. Można – dla pewności – do każdego zakupu zastosować zasadę konkurencyjności, zwrócić wtedy należy szczególną uwagę na zgodność postępowania ofertowego z Wytycznymi, bo prawidłowość udzielenia zamówienia weryfikowana będzie w tym przypadku na warunkach właściwych dla zasady konkurencyjności. Więcej szczegółów odnośnie zasady konkurencyjności można znaleźć w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, rozdział 6.5.2 Zasada konkurencyjności.

POŚPIECH ZŁYM DORADCĄ

Beneficjentom – co zrozumiałe – zależy na szybkiej realizacji projektu, w szczególności w sytuacjach gdy finansują projekt ze środków zewnętrznych np. kredytów, czy też obawiają się zmian wartości wydatków powodowanych np. przez różnice kursowe bądź inflację. Często dążenie do szybkiego zrealizowania zakupów i przeprowadzenia całej inwestycji wynika z nacisku na uruchomienie w określonym terminie produkcji, tak by inwestycja stała się w końcu dochodowa.

Dlatego też kolejnym ważnym tematem jest termin, jaki wyznaczamy oferentom na złożenie oferty. Wytyczne określają ten termin na minimum: 7, 14 lub 30 dni kalendarzowych, w zależności od rodzaju zamówienia i jego wartości.

Publikacja ogłoszenia na co najmniej 7 dni dotyczy dostaw i usług, których wartość nie przekracza 214 tys. euro; na co najmniej 14 dni dotyczy robót budowlanych, a w przypadku dostaw i usług o wartości powyżej 214 tys. euro – publikujemy ogłoszenie na Bazie Konkurencyjności na minimum 30 dni (średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych aktualnie wynosi 4,2693 na podstawie Obwieszczenia prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 1 stycznia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów (M.P. 2021 poz. 11).

Niedotrzymanie tych terminów grozi nałożeniem przez instytucję rozliczającą projekt korekty finansowej, wynoszącej (w zależności od tego, o ile skrócimy termin składania ofert) od 5 do 100% wartości zamówienia (w części odpowiadającej dofinansowaniu ze środków europejskich).

Błędy popełnione na etapie udzielania zamówienia zidentyfikowane zostają dopiero podczas weryfikacji wniosku o płatność czy kontroli projektu, zatem są to sytuacje już nieodwracalne i wiążą się z utratą znacznej części przyznanej dotacji.

Co do zasady termin należy dobierać według powyższych reguł, ale jeśli pojawia się jakakolwiek wątpliwość w tej kwestii, to można wybrać termin dłuższy i nie jest to kwestionowane przy rozliczeniu projektu.

Warto pamiętać, że w przypadku wyznaczania okresu składania ofert w przygotowywanym zapytaniu ofertowym, należy podawać pełne dni kalendarzowe, dla przykładu jeśli umożliwiamy złożenie oferty m.in. na adres biura, które jest czynne do godziny 16:00, to należy wydłużyć termin 7, 14 czy też 30 dni o co najmniej 1 dzień roboczy, tak by zachować powyższą zasadę. Ponadto, gdy koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy tj., niedzielę lub święto to termin składania ofert należy określić na dzień następujący po dniach wolnych od pracy.

ZABURZONE ŁAŃCUCHY DOSTAW

Problematyczny z punktu widzenia późniejszego rozliczenia wydatku może też się okazać termin wykonania przedmiotu zamówienia. Termin ten wskazujemy już w zapytaniu ofertowym, a później w umowie z Wykonawcą i w większości przypadków nie jest on możliwy do zmiany. Zwykle oznacza on podpisanie protokołu odbierającego bezusterkowo wykonanie wszystkich czynności związanych z zamówieniem np. dostawa, instalacja, szkolenie, zgłoszenie do odpowiedniego organu itp.

Zalecamy zwracać uwagę, by terminy te były nieco wydłużone, bo w obecnej rzeczywistości, zmienionej pandemią koronawirusa terminy dostaw są dłuższe. Dzieje się tak zazwyczaj z powodu braku dostępności komponentów na rynku czy opóźnień związanych z absencją pracowników, przebywających m.in. na kwarantannie czy izolacji. Jest to teraz najczęstszy problem, z którym się obecnie w praktyce spotykamy.

Sugerujemy by Zamawiający określając termin na dostawę stosował przedział czasowy, a nie konkretną datę np. 6 miesięcy od dnia podpisania umowy zamiast 30.06.2022 r., z tego względu, że przewidywany w dniu publikowania zapytania ofertowego termin podpisania umowy może ulec wydłużeniu – w wyniku zdarzeń losowych bądź też przedłużenia się procesu wyboru Wykonawcy, np. w wyniku konieczności składania wyjaśnień przez Wykonawców. Jeżeli termin podpisania umowy się wydłuży, a termin wykonania zamówienia jest stały, Wykonawca może odstąpić od podpisania umowy, bądź nie dotrzymać tego terminu.

W przypadkach, gdy niedotrzymanie terminu zamówienia jest spowodowane winą Wykonawcy, Zamawiający ma obowiązek naliczyć odsetki karne – pomniejszają one wartość wydatków kwalifikowalnych, natomiast odzyskanie ich od Wykonawcy nie jest sprawą prostą i skuteczną. Zwykle traci Beneficjent, który otrzymuje mniejsze dofinansowanie i nie może odzyskać należności od Wykonawcy.

W sytuacji gdy niedotrzymanie terminu zamówienia nie jest winą Wykonawcy można zawrzeć aneks do umowy, pod warunkiem, że w zapytaniu ofertowym, a następnie w umowie przewidziano taką możliwość. Oznacza, to, że  w umowie należy precyzyjnie wpisać przesłanki, których wystąpienie powoduje przedłużenie terminu wykonania np. w sytuacji gdy zaistnieją okoliczności niezależne od Wykonawcy, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy czy wystąpią zdarzenia losowe uniemożliwiające wykonanie przedmiotu umowy w szczególności: działanie siły wyższej, klęska, akt terroru, katastrofa .

MEANDRY UMOWY Z WYKONAWCĄ

Przedłużenie terminu wykonania zamówienia bez wystąpienia przyczyny, wskazanej w zapytaniu i w umowie traktowane jest przez instytucje, przed którymi rozliczamy projekt  jako nieprawidłowość podlegająca karze finansowej. Podobnie wprowadzenie zmian do umowy w zbyt szerokim zakresie spowoduje naliczenie kary. Przykładem takich zmian są zmiany ceny, charakteru robót budowlanych, czasu realizacji, warunków płatności czy stosowanych materiałów, a wiec zmiany powodujące że realizowane zamówienie różni się zasadniczo charakterem od pierwotnie udzielonego zamówienia.

Pamiętajmy że wyżej poruszone kwestie to obszary najistotniejsze ale należy pamiętać, że podejmując różne decyzje związane z postępowaniem ofertowym lub z realizacją umowy z Wykonawcą należy kierować się zawsze przejrzystością i zapewnieniem równego traktowania wszystkich potencjalnych wykonawców oraz równego dostępu do informacji dotyczących prowadzonego postępowania. Jest to droga, którą należy obrać, by uniknąć sankcji finansowych.

Dlatego też, trzeba być czujnym i nie podchodzić rutynowo do spraw związanych z realizacją projektu.

 

Data publikacji: 6 grudzień 2021